Rapportering

Rapportering av information från medarbetarna är viktigt. Det består till stor del av kommunikation till ledning, stödfunktioner och medarbetare.

Vad är det?

Det finns olika typer av händelser som man rapportera som medarbetare. Nedan adresserar vi några av dem:

Tillbud/Incident

Tillbud syftar i huvudsak på arbetsmiljö relaterade händelser. Tillbud handlar om en nästan-olycka, alltså att något nästan inträffat, eller kunder ha inträffat. När en sådan förekommer och en medarbetare ska rapportera det vidare är det bra att ha en rutin på plats för hur detta ska gå till. Det skiljer sig väldigt mycket mellan olika verksamheter hur man går tillväga med detta.

Olycksfall

Detta till skillnad från Incidenter leder till skador. Det är vanligare att olycksfall rapporteras med tanke på att det ofta är tydligare att det inträffar. Rapporteringen sker genom rutiner på arbetsplatsen liknande de rutiner man har för incidentrapportering. En viss skillnad är att man i de här fallen är att arbetsgivaren också ska rapportera till Försäkringskassan vid olyckor eller sjukdomar och till Arbetsmiljöverket vid allvarliga olyckor. Den rapporteringen kan ske via https://anmalarbetsskada.se/

Avvikelser

Detta är till för en verksamhets kvalitetsarbete. Målet med ett systematiskt arbete med avvikelsehantering är att förbättra kvalitén på arbetsplatsen och i förlängningen på den produkt eller tjänst man levererar. Exempelvis om en medarbetare upptäcker något som skulle kunna förbättras eller något fel som gjorts tidigare i en produktionslinje.

Förbättringsförslag

Inte nödvändigtvis det vanligaste användningsområdet för händelserapportering, men det är bra att ha i åtanke. Ska man lägga upp nya rutiner för ett rapporteringssystem eller rutin är det värt att väga in möjligheten för medarbetarna att rapportera in förbättringsförslag på ett enkelt sätt. Detta då det ofta är enkelt åtgärdat och höjer kvalitén och säkerheten på arbetsplatsen.

Positiv observation

Likt förbättringsförslag är det inte speciellt vanligt att verksamheter framhäver positiva observationer för rapportering. Men det finns flera anledningar till att det är bra att tillhandahålla möjligheten för medarbetarna att även rapportera in detta.

Varför gör man det?

Anledningarna till att man som medarbetare bör rapportera in händelser av olika slag är många och för att nämna några: bättre arbetsplats, säkrare arbetsplats, nöjdare kunder, färre sjukdomar, färre olyckor m.m.

Det finns mycket studier som syftar på att ju fler rapporter som kommer in desto färre allvarliga olyckor kommer inträffa. Detta om något är en stor anledning till varför man bör rapportera även de minsta incidenterna.

Likaså när det gäller kvalitetsarbetet, ju fler rapporter som kommer in desto färre stora kvalitetsbrister kommer ut i slutändan. Detta är en anledning till många verksamheter väljer att arbete systematiskt även med sitt avvikelsearbete.

Hur gör man det?

En rapportering innehåller oftast samma information: när, var, hur och varför. Med detta i rapporten kommer det göra det mycket enklare för utredaren att göra sitt jobb därefter. Med rapporten på plats bör det ske en utredning av en kvalitetsansvarig, arbetsmiljöansvarig, miljöansvarig eller liknande ske. I mindre verksamheter faller detta ansvaret ganska ofta på närmaste chef eller till och med VDn.

En utredning består ofta av att man gör en orsaksanalys, detta kan man göra genom att ställa sig frågan varför om och om igen. T.ex.

En rapport har kommit in gällande att någon har brutit armen.

Varför?

För att medarbetaren hade armen på fel ställe vid fel tillfälle.

Varför?

För att medarbetaren var stressad.

Varför?

För att arbetsbelastningen är hög.

Varför?

För att produktionen har halkat efter.

Varför?

Och så vidare, detta kan leda till att man upptäcker förbättringar som kan spara väldigt mycket tid och pengar, om inte minst förbättra arbetsmiljön för medarbetarna. När orsaksanalysen är genomförd kan man i sin tur genomföra de förbättringar som man identifierat och undvika att detta inträffar igen.

Vad är ett passande Rapporteringssystem

Det finns olika typer av lösningar på marknaden för att hantera sina rapporteringar. En del verktyg som fokuserar på arbetsmiljö rapporteringar, alltså incidenter och olycksfall. Andra fokuserar på kvalitetsaspekten och avvikelsehantering. Utöver det finns det också lösningar som är mer heltäckande för andra typer av händelser. När man utvärderar lösningar finns det flera delar som är bra att väga in. Vi har kartlagt 30 olika system för rapportering och identifierat dom viktigaste skillnaderna mellan dessa.

Jämför system för rapportering →

Vad skiljer olika system?

I den kartläggning som kmakoll.se har genomfört har vi brutit ner funktionaliteten till:

Utredning	Utred vad det är som har hänt, och om det kan förbättras
Rapportering	Rapportera in att någonting har hänt
Uppföljning	Följ upp om förändringar har skett
Påminnelser	Påminnelse om man missat något.
Grundorsaksanalys	Verktyg för att analyser kring grundorsaksanalyser

Genom att veta mer om vad man kan förvänta sig av lösningar i området kan man själv utvärdera vad man är i behov av och hitta ett verktyg som passar er verksamhet.

Vill ni ha hjälp att utvärdera era behov kan ni ta hjälp av oss för att göra en kartläggning av er verksamhet och en nulägesanalys i samband med en behovsanalys.

Likt inköp av alla tjänster bör man utvärdera sitt behov i förhållande till sina ambitioner. En sak som kan vara värd att tänka på är om det är en lösning för framtiden eller en lösning för tillfället. När man har svar på det kommer man mycket lättare kunna navigera sig på marknaden.